Mein eigenes Umstellungsprojekt

Als Ein-Personen-Unternehmen ist mein Bedarf an Automatisierung nicht überwältigend. In der Tat gibt es aber einen Kernablauf, den ich vor Jahren schon über VBA zusammenführen wollte, beim Plan ist es aber geblieben. Noch ist er zersplittert über verschiedene Apps. Er geht folgendermaßen: Zuerst wird ein Termin in Outlook angelegt. Dann noch einmal in Access, das im Wesentlichen der Vorbereitung der Rechnungstellung dient. Die Rechnung selbst wird auf Knopfdruck generiert. Dabei wird die Datenübergabe an Word auslöst, das dann das PDF für den Kunden erzeugt und die Rechnung unter der Auftragsnummer abspeichert. Dieses PDF wird mir geöffnet, damit ich noch einmal auf Korrektkeit überprüfen kann. Danach erstelle wieder ich dann eine Mail an den Rechnungsempfänger und hänge das PDF an. Parallel wird eine Auswertung in Excel geführt, die mir jeweils Auskunft gibt über Auftragsstand und Zahlungseingänge, die ich ebenfalls händisch einfügen muss.

Befreit von fehleranfälliger Handarbeit sieht der Prozess aktuell so aus:

Der Termin wird in Outlook erstellt. Wenn er als "Dienstlich" kategorisiert wurde, wird automatisch ein Eintrag in der Auftragstabelle der PowerApps erzeugt. Termine können als Vormerkung oder als Buchung erstellt werden. Wird ein Termin in Outlook wieder gelöscht, wird auch sein Buchungsstatus auf "Storno" gesetzt.

Alle Buchungen mit dem Status "Vormerkung" oder "Buchung" können in der App weiter bearbeitet werden.

Aktuell wird aus diesem Fenster auch per Mausklick die Rechnung erstellt. Hierbei werden die Daten über PowerAutomate in Word eingefügt, daraus ein PDF erstellt und dieses PDF in eine Mail eingefügt, die mit der Rechungs-Mailadresse des Kunden gefüllt wird. Es wäre ohne Weiteres möglich, diese Nachricht auch vollautomatisch zu versenden. Vorerst lasse ich sie aber als Entwurf in der Mailbox speichern, um sie noch einmal durchzusehen und ggf. zu ergänzen oder zu verändern. Später soll dann der jeweils zur Rechnungstellung anfallende Datensatz automatisch vorgelegt werden.
Weitere Ausbauschritte sind die Pflege der Kundendaten in der App sowie betriebswirtschaftliche Auswertungen. Diese können nach und nach erstellt werden. Ebenso werden in absehbarer Zeit werden Rechnungen ohnehin im ZUGFeRD-Format verlangt werden. Auch dieser Schritt sollte dann mit vertretbarem Aufwand einzubinden sein.